Privacyverklaring

1. Wie we zijn

bilmapi, gevestigd in Nederland en handelend onder de naam KlaarGeld, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Wij bepalen waarom en hoe die gegevens worden verwerkt. Contact: bilmapisupport@gmail.com.

Voor de zakelijke gegevens die je over je eigen klanten en leveranciers invoert, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker volgens jouw instructies.

2. Welke persoonsgegevens we verzamelen

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), voorkeurstaal en je plan.
• Bedrijfsprofielgegevens: bedrijfs-/handelsnaam, adres, BTW- en KVK-nummer, bankgegevens die je op facturen zet, starters- en auto-instellingen.
• Administratie-inhoud: facturen, factuurregels, contacten, kosten, abonnementen en geüploade bestanden zoals bonnetjes en factuur-PDF's (die persoonsgegevens van derden kunnen bevatten).
• Supportgegevens: berichten en bijlagen die je ons stuurt.
• Technische en gebruiksgegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, log- en foutgegevens, tijdstippen van inloggen en functiegebruik.
• Abonnementsgegevens: plan, status en bestelreferenties. Kaart- en bankgegevens worden door Paddle verzameld en bewaard, niet door ons.

3. Waarom we ze gebruiken en op welke grondslag

• Leveren van de Dienst — je account aanmaken, je administratie opslaan, BTW en belastingschattingen berekenen, exports maken. Grondslag: uitvoering van onze overeenkomst met jou.
• Support — je vragen beantwoorden en problemen oplossen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij het ondersteunen van klanten.
• Veiligheid en fraudepreventie — authenticatie, logging, misbruikdetectie, back-ups. Grondslag: gerechtvaardigde belangen en wettelijke verplichtingen.
• Productverbetering — geaggregeerde, geminimaliseerde analyse van gebruik en fouten. Grondslag: gerechtvaardigde belangen.
• Service- en, indien van toepassing, marketing-e-mails — servicemeldingen op basis van de overeenkomst; optioneel productnieuws alleen met jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken.
• Wettelijke en administratieve verplichtingen — boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht. Grondslag: wettelijke verplichting.

Optioneel AI-bonnen scannen: als je dit gebruikt, worden de afbeelding van het bonnetje en de gelezen tekst naar de AI-aanbieder gestuurd die de gegevens uitleest, uitsluitend om de velden aan jou terug te geven. Je kiest zelf of je deze functie gebruikt.

4. Met wie we gegevens delen

• Dienstverleners / subverwerkers — hosting, database en bestandsopslag, foutlogging en e-mailbezorging, die handelen volgens onze instructies onder verwerkersovereenkomsten.
• Merchant of Record — Paddle.com, voor de verkoop van abonnementen, abonnementsbeheer, betalingen, facturatie, belastingafdracht en restituties.
• Professionele adviseurs — juridische en boekhoudkundige adviseurs, waar nodig.
• Autoriteiten — wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken jouw administratie-inhoud niet om onze eigen modellen te trainen.

5. Internationale doorgifte

Gegevens worden waar mogelijk in de EU/EER opgeslagen. Als een aanbieder gegevens buiten de EER of het VK verwerkt, baseren we ons op passende waarborgen zoals de EU-standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit. Je kunt ons om details van de gebruikte waarborgen vragen.

6. Bewaartermijnen

We bewaren je account- en administratiegegevens zolang je account actief is. Nadat je je account verwijdert, worden gegevens binnen 90 dagen verwijderd of geanonimiseerd, behalve waar de wet een langere termijn vereist (bijvoorbeeld financiële administratie) of waar dit nodig is om geschillen op te lossen. Back-ups verlopen volgens een doorlopend schema.

7. Je rechten

Onder de AVG heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdracht, bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, en het intrekken van toestemming. Neem contact op via bilmapisupport@gmail.com en we reageren binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij de toezichthouder in je land van verblijf.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens verzending, versleuteling van opgeslagen bestanden, toegangscontrole per rij zodat elk account alleen bij zijn eigen gegevens kan, privéopslag met kortlevende ondertekende links, gehashte wachtwoorden en minimale toegangsrechten voor medewerkers.

Gebruiksactiviteit: wanneer je bent ingelogd, registreren we welke pagina's van de app je bezoekt en hoe lang je er actief bent. Dit gebruiken we alleen voor support, foutopsporing en verbetering van de dienst (gerechtvaardigd belang); alleen beheerders kunnen het inzien.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

We gebruiken noodzakelijke cookies en local storage om je ingelogd te houden, je taal te onthouden en de sessie te beveiligen; die zijn nodig om de Dienst te laten werken. Onze checkout-aanbieder Paddle plaatst cookies die nodig zijn om betalingen af te ronden. We gebruiken geen advertentiecookies. Introduceren we optionele analyse- of marketingcookies, dan vragen we eerst je toestemming en geven we je een manier om je voorkeuren te wijzigen. Je kunt cookies ook wissen of blokkeren in je browser, maar dan werkt inloggen niet.

10. Kinderen

De Dienst is bedoeld voor zakelijk gebruik door volwassenen en is niet gericht op kinderen.

11. Wijzigingen in deze verklaring

We werken deze verklaring bij wanneer onze verwerking verandert en informeren je over wezenlijke wijzigingen per e-mail of in de app.